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A

ABREVIATURA
Representación escrita sincopada (abreviatura por contracción) o apocopada (abreviatura por suspensión) de una palabra.
(V. PALEOGRAFÍA, SIGLA).
ACCESIBILIDAD
Posibilidad de consulta CURSIVALINK de los documentos CURSIVALINK de archivo CURSIVALINK, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación CURSIVALINK.
(V. tb. ACCESO, AUTORIZACIÓN DE CONSULTA, LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIÓN DE CONSULTA).
ACCESO
(1) Derecho de los ciudadanos a la consulta CURSIVALINK del Patrimonio Documental CURSIVALINK, de acuerdo con la normativa vigente.
(2) En tratamiento automático de datos CURSIVALINK, método de utilización de una memoria para la entrada y salida CURSIVALINK de datos, en un orden independiente de su posición en el soporte CURSIVALINK.
(V. tb. ACCESIBILIDAD, AUTORIZACIÓN DE CONSULTA, LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIÓN DE CONSULTA).
ACONDICIONAMIENTO
Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la organización CURSIVALINK de un fondo CURSIVALINK (ordenación física CURSIVALINK, signaturado. sellado, foliación CURSIVALINK) y que dan como resultado la formación de las unidades de instalación CURSIVALINK.
(V. CONSERVACIÓN, INSTALACIÓN, ORDENACIÓN FÍSICA, SELLAR, SIGNATURA TOPOGRÁFICA).
ACTA
(1) Documento CURSIVALINK redactado con unas características internas y externas determinadas que lo validan, para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho.
(2) Documento CURSIVALINK que relata lo tratado y acordado en una reunión de un órgano colegiado, redactado y validado por la persona que actúa de secretario.
(V. tb. DIPLOMÁTICA).
ACTA DE ENTREGA
(V. INGRESO DE FONDOS, PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS, RELACIÓN DE ENTREGA).
ACTA DE EXPURGO
(V. ELIMINACIÓN).
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
Conjunto de acciones, regladas por las normas de procedimiento CURSIVALINK y llevadas a cabo por una oficina de la Administración, que se materializan en un tipo documental CURSIVALINK.
ACUMULACIÓN
Almacenamiento indiscriminado de fondos CURSIVALINK como resultado de la falta de control archivístico de la producción de documentos CURSIVALINK a los que no se les aplica en el momento oportuno la identificación CURSIVALINK y la valoración CURSIVALINK preceptivas y que. por tanto, constituye una distorsión sustancial del funcionamiento del sistema archivístico CURSIVALINK.
(V. ORGANIZACIÓN).
ADMINISTRACCIÓN DE ARCHIVOS
Organización responsable de la aplicación de la política archivística a través de la dirección, planificación y control de los programas establecidos.
ADQUISICIÓN
Procedimiento de ingreso de documentos CURSIVALINK en un archivo CURSIVALINK mediante su compra.
(V. INGRESO DE FONDOS).
AGREGACIÓN DE DOCUMENTOS
Acción de añadir a un expediente documentos CURSIVALINK que formen parte del mismo, producidos en una fecha posterior al ingreso CURSIVALINK de éste en el archivo CURSIVALINK. Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalación CURSIVALINK en la que dicho expediente CURSIVALINK se encuentra ubicado, se formará una nueva unidad que quedará perfectamente relacionada con aquélla mediante las oportunas tablas de concordancias CURSIVALINK y referencias cruzadas.
(V. DESGLOSE (1)).
ANAQUEL
(V. BALDA).
ARCHIVADOR
(1) En los archivos CURSIVALINK, mueble generalmente metálico que sirve para la instalación ordenada de documentos CURSIVALINK.
(2) Mueble que contiene, debidamente ordenadas, fichas, micro-fichas, carretes de microfilme CURSIVALINK. etc. comúnmente llamado fichero.
ARCHIVADOR DE PLANOS
(V. PLANERO).
ARCHIVAR
(1) Conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivístico CURSIVALINK propias de cada uno de los tipos de archivo, según la etapa del ciclo vital de los documentos CURSIVALINK.
(2) Dar por terminado un expediente o asunto CURSIVALINK dentro de un procedimiento administrativo CURSIVALINK o judicial, es decir, transferirlo al archivo CURSIVALINK ("archívese").
ARCHIVERO
Profesional con titulación universitaria superior, cuyo campo de actividad se centra en la dirección, investigación, programación y desarrollo de las técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico CURSIVALINK de los fondos documentales CURSIVALINK.
ARCHIVÍSTICA
Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización CURSIVALINK, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos CURSIVALINK y el tratamiento archivístico CURSIVALINK de sus fondos documentales CURSIVALINK.
ARCHIVO
(1) Conjunto orgánico de documentos CURSIVALINK producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones CURSIVALINK por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
En función del organismo productor CURSIVALINK, los archivos CURSIVALINK pueden ser de la Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos CURSIVALINK: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc.Salto de línea En función de la personalidad jurídica de la institución productora: archivos públicos CURSIVALINK y privados CURSIVALINK.Salto de línea En función del ciclo vital CURSIVALINK de los documentos CURSIVALINK pueden ser: archivos CURSIVALINK de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.
(2) La institución cultural donde se reúne, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos CURSIVALINK para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
(3) El archivo CURSIVALINK es también el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos CURSIVALINK.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Todo archivo CURSIVALINK que reúne los documentos CURSIVALINK que corresponden a cualesquiera de las tres primeras etapas de su ciclo vital CURSIVALINK (archivo de gestión CURSIVALINK, archivo central CURSIVALINK, archivo intermedio CURSIVALINK).
ARCHIVO CENTRAL
Dentro del ciclo vital de los documentos CURSIVALINK, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión CURSIVALINK y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite CURSIVALINK y cuando su consulta CURSIVALINK no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos CURSIVALINK que superen los 30 años de antigüedad.
ARCHIVO DE CORPORACIONES LOCALES
Es aquél que reúne los documentos CURSIVALINK producidos por los ayuntamientos, diputaciones o instituciones que les han precedido en sus funciones.
ARCHIVO DE DISTRITO
Es aquél cuyos fondos documentales CURSIVALINK han sido producidos o reunidos por un solo órgano judicial o administrativo con demarcación territorial específica, o por los que le hayan sucedido en su jurisdicción o competencia CURSIVALINK exclusiva, y por lo tanto ofrecen interés administrativo o histórico para todos los territorios incluidos en dicha demarcación. Son, entre otros, archivos CURSIVALINK de distrito los Archivos de las Reales Chancillerías de Valladolid y Granada.
ARCHIVO ECLESIÁSTICO
Es el archivo privado que reúne los fondos documentales CURSIVALINK producidos por los órganos de la Iglesia Católica regular y secular y de otras confesiones.
ARCHIVO DE EMPRESA
Es el archivo que reúne los fondos documentales CURSIVALINK producidos por una organización mercantil o industrial, de carácter público, mixto o privado.
ARCHIVO FAMILIAR
Es el archivo privado que reúne los fondos documentales CURSIVALINK de una o varias familias relacionadas y de sus miembros, relativos a asuntos privados, principalmente la administración de sus bienes y, ocasionalmente, a sus actividades públicas.
ARCHIVO GENERAL
Es el archivo constituido por fondos documentales CURSIVALINK producto de la actividad de instituciones de ámbito nacional, supranacional o, incluso, autonómico, tanto vigentes como extinguidas. Su carácter de nacional, supranacional o autonómico no deriva de la localización física o dependencia jurídica del mismo, sino del ámbito del organismo productor CURSIVALINK.
ARCHIVO DE GESTIÓN
Dentro del ciclo vital de los documentos CURSIVALINK, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta CURSIVALINK administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos CURSIVALINK que superen los cinco años de antigüedad.
ARCHIVO HISTÓRICO
Dentro del ciclo vital de los documentos CURSIVALINK, es aquél al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación CURSIVALINK por parte de la Comisión Superior Calificadora de documentos CURSIVALINK Administrativos. También puede conservar documentos CURSIVALINK históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.
(V. tb. ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL).
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL
Es aquél cuyos fondos documentales CURSIVALINK han sido producidos o reunidos por sujetos y/o organismos cuyas actividades administrativas y/o competencias CURSIVALINK no supera el ámbito provincial. Dentro del ciclo vital de los documentos CURSIVALINK, ejerce el papel de archivo intermedio y archivo histórico.
ARCHIVO INTERMEDIO
Dentro del ciclo vital de los documentos CURSIVALINK, es aquél al que se han de transferir los documentos CURSIVALINK de los archivos CURSIVALINK centrales (o de los archivos CURSIVALINK de gestión en el caso de los archivos históricos provinciales) cuando su consulta CURSIVALINK por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación CURSIVALINK o transferencia CURSIVALINK al archivo histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar documentos CURSIVALINK que superen los cincuenta años de antigüedad.
ARCHIVO NACIONAL
Es el archivo constituido por fondos documentales CURSIVALINK producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional.
(V. tb. ARCHIVO GENERAL).
ARCHIVO NOBILIARIO
Es el archivo familiar de una o varias familias de la nobleza.
(V. ARCHIVO PRIVADO).
ARCHIVO DE OFICINA
(V. ARCHIVO DE GESTIÓN).
ARCHIVO PRIVADO
Conjunto orgánico de documentos CURSIVALINK producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho público.
ARCHIVO DE PROTOCOLOS
Conjunto orgánico de documentos CURSIVALINK producidos por la actividad de uno o varios notarios de un mismo distrito y que se mantienen en este archivo bajo la custodia del notario-archivero hasta que transcurre un periodo de cien años, fecha en que se transfieren al archivo histórico provincial correspondiente.
ARCHIVO PÚBLICO
Conjunto orgánico de documentos CURSIVALINK producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el derecho público. Desde el punto de vista de la consulta CURSIVALINK es aquél cuyos fondos CURSIVALINK son accesibles de acuerdo con la reglamentación establecida.
ARCHIVO REGIONAL
Es aquél cuyos fondos documentales CURSIVALINK han sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional.
ARCHIVO DE SEGURIDAD
Depósito en el que se conservan las copias en cualquier soporte CURSIVALINK de documentos CURSIVALINK originales existentes en archivos CURSIVALINK, con la finalidad de garantizar la información de aquéllos en caso de pérdida o destrucción.
ARCHIVOLOGÍA
(V.ARCHIVíSTICA).
ARCHÍVONOMÍA
(V.ARCHIVíSTICA).
ASIENTO
Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción CURSIVALINK de un instrumento de consulta CURSIVALINK.
ASUNTO
Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento, expediente) de una serie que permite individualizarlos dentro del conjunto, de características homogéneas, en el que están integrados.
(V. tb. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA, COMPETENCIA, FUNCIÓN).
AUTENTICACIÓN
Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia CURSIVALINK valor jurídico para que pueda sustituir al documento original, mediante determinadas diligencias, que, según las distintas fórmulas que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen diferentes tipos de copia CURSIVALINK: autorizada, certificada, compulsada, testimonio, traslado, etc. La autenticación no presupone la veracidad o falsedad del contenido del documento copiado.
AUTENTIFICACIÓN
(V. AUTENTICACION).
AUTÓGRAFO
Documento que procede intelectual y materialmente del autor. También es denominado hológrafo.
(V. HETEROGRAFO).
AUTORIZACIÓN DE CONSULTA
Permiso excepcional concedido por la autoridad administrativa competente para acceder a documentos CURSIVALINK excluidos de la consulta CURSIVALINK según la legislación vigente.
AYUDANTE DE ARCHIVOS
Profesional con titulación de diplomado universitario cuyo campo de actividad se centra en la aplicación de las técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico CURSIVALINK de los fondos documentales CURSIVALINK, según criterio y directrices del archivero.

B

BALDA
Estante horizontal de un armario o de una estantería.
BALDUQUE
Cinta de algodón, roja en origen, empleada en los archivos CURSIVALINK para atar legajos o expedientes CURSIVALINK.

C

CAJA
Unidad de instalación, generalmente en formato normalizado, realizada en cartón de Ph neutro o en cualquier otro material que permita la adecuada conservación CURSIVALINK de los documentos CURSIVALINK.
CAMISA
Cubierta en papel doblada para protección de documentos CURSIVALINK o expedientes CURSIVALINK.
CARÁTULA
Cartón rígido que sirve para proteger ambos lados del legajo, atravesado por el balduque que lo sujeta, cuyo lado visible contiene los datos de su localización..
CARPETA
Contenedor formado por dos tapas de cartón unidas por un material más flexible y que sirve para la conservación CURSIVALINK, generalmente en horizontal, de uno o varios documentos CURSIVALINK, con lo que se forma una unidad de instalación.
CARPETILLA
Cubierta en cartulina doblada para protección e individualización de documentos CURSIVALINK o expedientes CURSIVALINK.
CARTELA
(1) Parte integrada en la unidad de instalación que contiene los datos para su localización.
(2) En microfilmación, conjunto de datos técnicos útiles fotografiados al inicio de un rollo de microfilme. También denominada ficha técnica.
CATÁLOGO
Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
CENSO DE ARCHIVOS
Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos CURSIVALINK y fondos documentales CURSIVALINK que forman el Patrimonio Documental CURSIVALINK, y sobre su accesibilidad.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
CERTIFICACIÓN
(1) Acción por la que se declara la verdad o la existencia de un hecho y queda reflejada en el oportuno documento.
(2) Documento en el que se plasma la acción expresada en el apartado anterior.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos CURSIVALINK desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
CIFRA
Forma de escritura que utiliza símbolos, números y letras cuyo significado habitual ha sido alterado de acuerdo con una clave, de tal manera que sólo pueden entenderlo quienes la conocen. Habitualmente es utilizada por algunos Departamentos Ministeriales para comunicar mensajes reservados.
(V. CLAVE).
CLASIFICACIÓN
Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización CURSIVALINK, dentro de la fase del tratamiento archivístico CURSIVALINK denominada identificación.
CLAVE
Lista con la correspondencia entre los signos cifrados y los de la escritura común, que permite traducir los documentos CURSIVALINK redactados en cifra.
COLECCIÓN DOCUMENTAL
(1) Conjunto de documentos CURSIVALINK reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
(2) Conjunto de documentos CURSIVALINK reunidos de forma facticia por motivos de conservación CURSIVALINK o por su especial interés.
COLECCIÓN FACTICIA
(V. tb. COLECCIÓN DOCUMENTAL (2))
COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Es el órgano específico del Ministerio de Cultura de España que. a propuesta de la Dirección General del Libro. Archivos y Bibliotecas, tiene como competencias CURSIVALINK específicas el estudio y dictamen sobre los plazos de transferencia CURSIVALINK, posible eliminación CURSIVALINK, acceso y utilización de los documentos CURSIVALINK y series documentales previamente valorados, y cualquier asunto sobre materia archivística relacionada con sus competencias CURSIVALINK.
(V. tb. SELECCIÓN, VALORACIÓN).
COMODATO
Procedimiento de ingreso de fondos documentales CURSIVALINK en un archivo mediante una fórmula jurídica en virtud de la cual el comodante conserva la propiedad de éstos y elcomodatario adquiere su uso.
COMPETENCIA
Atribuciones encomendadas en carácter exclusivo a un organismo de la Administración para resolver los asuntos referentes a una determinada materia.
COMPULSA
Diligencia que garantiza la fidelidad exacta de la copia CURSIVALINK con el original que se coteja.
CONFIDENCIALIDAD
(V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIÓN DE CONSULTA).
CONSERVACIÓN
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos CURSIVALINK, y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
CONSERVACIÓN PERMANENTE
Situación derivada de la fase de valoración CURSIVALINK que afecta a los documentos CURSIVALINK que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.
CONSULTA
Examen directo de la documentación por parte de los usuarios (investigadores. Administración, etc.), sin que ello implique necesariamente la autorización para que éstos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos CURSIVALINK.
(V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIÓN DE CONSULTA).
CONTROL DE ENCABEZAMIENTOS AUTORIZADOS
En descripción, el control de formas normalizadas de términos, incluyendo nombres (de personas, geográficos o de entidades, de materias, etc.) usados como puntos de acceso.
CONTROL DE FONDOS
Conjunto de operaciones realizadas en los archivos CURSIVALINK para el adecuado seguimiento, comprobación e inspección física, administrativa e intelectual de los fondos CURSIVALINK.
(V. DESCRIPCIÓN, IDENTIFICACIÓN, INGRESO DE FONDOS, INSTRUMENTO DE CONTROL, VALORACIÓN).
COPIA
Reproducción, simultánea o no. del texto de un documento, generalmente definida por su función o por su procedimiento de realización.
(V. AUTENTICACIÓN, LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS, REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS).
COPIA DE SEGURIDAD
Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original caso de pérdida o destrucción del mismo.
(V. ARCHIVO DE SEGURIDAD).
CRONOLOGÍA
Disciplina que tiene por objeto el estudio científico de los elementos del documento que pueden determinar su datación.
(V. DATA).
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Instrumento de consulta CURSIVALINK resultado de la fase de identificación, que refleja la organización CURSIVALINK de un fondo documental o de la totalidad de los fondos CURSIVALINK de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc....).
(V. CLASIFICACIÓN).
CUADRO DE ELIMINACIÓN
Relación de documentos CURSIVALINK y/o series contenidas en el manual de normas correspondiente, cuya propuesta de eliminación CURSIVALINK ha sido previamente autorizada, por los órganos competentes.
(V. SELECCIÓN, VALORACIÓN).
CUADRO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN
Instrumento resultante de la fase de valoración CURSIVALINK de un fondo que precisa los documentos CURSIVALINK que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un período determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte CURSIVALINK, etc.).
(V. ELIMINACIÓN, VALORACIÓN).
CUSTODIA
Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística el control y la adecuada conservación CURSIVALINK de los fondos CURSIVALINK, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

D

DATA
Fecha que aparece en un documento y que puede aportar dalos cronológicos (data crónica) y/o datos toponímicos (data tópica) sobre la redacción de dicho documento.
(V. CRONOLOGÍA).
DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programación, seguimiento y control de las funciones de descripción CURSIVALINK.
(V. tb. DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIÓN, DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIÓN).
DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIÓN
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programación, seguimiento y control de las funciones de conservación CURSIVALINK.
(V. tb. DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIÓN, DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIÓN).
DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIÓN
Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de las funciones de referencia y difusión.
(V. tb. DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN, DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIÓN).
DEPÓSITO
(1) Conjunto de espacios destinados a la conservación CURSIVALINK de documentos CURSIVALINK en una institución archivística.
(2) Procedimiento de ingreso de fondos documentales CURSIVALINK en un archivo mediante una forma jurídica en virtud de la cual el depositario (el archivo) se compromete a guardarlos, sin que ello implique adquisición de uso, y, en su caso, a restituirlos (depósito voluntario). No pueden considerarse como depósito los fondos CURSIVALINK ingresados por transferencia CURSIVALINK ya que la propiedad de los mismos es del Estado y no del organismo productor CURSIVALINK.
(3) En determinados supuestos de la Ley de Patrimonio Histórico Español, el depósito puede ser el resultado de la actuación de la Administración competente para garantizar la conservación CURSIVALINK y/o consulta CURSIVALINK de determinados fondos CURSIVALINK o archivos CURSIVALINK (depósito necesario).
DERECHO A LA INFORMACIÓN
Reconocimiento legal por el que se autoriza a los ciudadanos a acceder a los registros y archivos CURSIVALINK que no estén legalmente sujetos a restricción de consulta CURSIVALINK.
DESCRIPCIÓN
Fase del tratamiento archivístico CURSIVALINK destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta CURSIVALINK para facilitar el conocimiento y consulta CURSIVALINK de los fondos documentales CURSIVALINK y colecciones de los archivos CURSIVALINK.
DESGLOSE (DE DOCUMENTOS)
(1) Acción de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial uno o más documentos CURSIVALINK del expediente al que pertenece.
(2) Por extensión, en el campo del tratamiento archivístico CURSIVALINK, es la acción de segregar de un conjunto determinados documentos CURSIVALINK que por diferentes razones (conservación CURSIVALINK, formato, materia, etc.) pasan a formar nuevas unidades de instalación CURSIVALINK que deberán mantener su relación con el fondo del que proceden mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas.
(V. AGREGACIÓN DE DOCUMENTOS, INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS, V. tb. COLECCIÓN FACTICIA).
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos CURSIVALINK.
(V. ELIMINACIÓN, CUADRO DE ELIMINACIÓN).
DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
Reincorporación de unidades físicas y/o documentales al lugar que les corresponde en el depósito, una vez finalizada su salida CURSIVALINK temporal (consulta CURSIVALINK, exposición, préstamo, etc.).
DIFUSIÓN
Función archivística fundamental cuya finalidad es por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales CURSIVALINK de los archivos CURSIVALINK, y por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos CURSIVALINK en ella. Actividades propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos, etc.
(V. tb. DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIÓN, INSTRUMENTO DE REFERENCIA, REFERENCIA).
DIPLOMA
Documento solemne generado por una cancillería en cuyo registro quedará constancia de su expedición.
DIPLOMÁTICA
Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y crítica de la tradición, forma y elaboración de los documentos CURSIVALINK escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas.
DOCUMENTO
Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte CURSIVALINK material, incluso los soportes informáticos. Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones (Ley de Patrimonio Histórico Español, art. 49). Un documento de archivo CURSIVALINK es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
(V. tb. ACTA, DIPLOMÁTICA).
DOCUMENTO QUIRÓGRAFO
Es el concerniente a una obligación contractual que no está autorizado por notario ni lleva signo alguno oficial o público.
DOCUMENTO RESERVADO
(V. RESTRICCIÓN DE CONSULTA).
DONACIÓN
Procedimiento de ingreso de fondos documentales CURSIVALINK en un archivo mediante el cual el propietario, previa aceptación por parte del Estado, cede la propiedad sobre los mismos. Se convierte en legado cuando media una manda testamentaria.

E

EDADES DE LOS DOCUMENTOS
(V. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS).
ELIMINACIÓN
Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos CURSIVALINK que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración CURSIVALINK.
ENCABEZAMIENTO
En descripción, nombre, palabra o frase al comienzo de un asiento en un instrumento de descripción CURSIVALINK y que sirve como punto de acceso a los documentos CURSIVALINK descritos.
ESTANTE
(V. BALDA).
ESTANTEO
Acción de colocar las unidades de conservación CURSIVALINK en los lugares que les correspondan en los depósitos.
ESTANTERÍA
Mueble compuesto de estantes, anaqueles o baldas.
ESTUDIO INSTITUCIONAL
En identificación, análisis de la institución que ha generado el fondo objeto de estudio, centrándose en la evolución de su estructura orgánica y sus funciones, información que debidamente estructurada podrá formar parte de instrumentos de la fase de descripción CURSIVALINK.
EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos CURSIVALINK generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
EXPOLIO
Enajenación ilegal de documentos CURSIVALINK que supone despojar de la propiedad o titularidad de un bien del patrimonio documental a sus titulares, tanto por acción (venta fraudulenta, exportación ilegal, destrucción, etc.), como por omisión (conservación CURSIVALINK deficiente, etc.).
EXPURGO
(V. SELECCIÓN, ELIMINACIÓN).
EXTRACTO
(1) Resumen del contenido de un documento que presenta de forma concisa los aspectos sustanciales del mismo y que constituye la base de la elaboración de ciertos instrumentos derivados de la fase de descripción CURSIVALINK (inventario, catálogo, etc.).
(2) Tipo documental característico de la actuación administrativa del siglo XIX y primer tercio del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que, en algunas ocasiones, contiene actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos CURSIVALINK independientes.

F

FACSÍMIL
Reproducción fidedigna de un original generalmente por procedimientos mecánicos, que recogen sus aspectos formales (grafía, color, etc.).
(V. tb. COPIA).
FECHA
(V. tb. DATA).
FECHAS EXTREMAS
Son aquéllas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos CURSIVALINK aportados como antecedente o prueba.
FOLIACIÓN
Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
(V. ACONDICIONAMIENTO).
FONDO
Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias CURSIVALINK.
FONDO ABIERTO
Aquél que está siendo generado por un organismo productor CURSIVALINK que continúa en el ejercicio de sus competencias CURSIVALINK.
FONDO CERRADO
Aquél cuyas series han dejado de producirse por desaparición del organismo y/o las competencias CURSIVALINK que las generaban.
FRACCIÓN DE SERIE
Cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia CURSIVALINK y eliminación CURSIVALINK y que constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia CURSIVALINK y selección.
(V. tb. VALORACIÓN).
FUNCIÓN
Conjunto de competencias CURSIVALINK homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación administrativa o de los poderes públicos.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS COMUNES
Son las genéricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias CURSIVALINK de cualquier organismo (personal, gestión económica, etc.).
(V. tb. GESTIÓN ADMINISTRATIVA, IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN).
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ESPECÍFICAS
Son aquéllas que constituyen la razón de ser de un organismo y que le distinguen de cualquier otro. Por ejemplo, entre las funciones administrativas específicas del Ministerio de Obras Públicas está la construcción de carreteras.
(V. tb. COMPETENCIA, GESTIÓN ADMINISTRATIVA, IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN).

G

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Conjunto de actuaciones regladas que realizan los organismos de la Administración para ejercer las funciones administrativas comunes y especificas que tienen encomendadas.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
(V. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS).
GESTIÓN DE USUARIOS
Conjunto de operaciones, generalmente informatizadas, que permiten controlar y coordinar el movimiento de fondos CURSIVALINK y las demás actividades que implica en los archivos CURSIVALINK la atención de las demandas de información tanto de los ciudadanos como de la Administración.
GRUPO DE FONDOS
Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos CURSIVALINK de un archivo (1) (2), generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar procedencias de ámbito superior.
(V. tb. SECCIÓN, SERIE).
GUÍA
Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales CURSIVALINK de uno o varios archivos CURSIVALINK, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
GUÍA DE FUENTES
Instrumento de referencia que describe los fondos CURSIVALINK relativos a un tema concreto en uno o varios archivos CURSIVALINK (1) (2).
(V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
GUÍA INTERFONDOS
Instrumento de referencia que describe la documentación de varios archivos CURSIVALINK (1) (2), independientemente de si se refiere al mismo o a diferente tema.
(V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA, GUÍA DE FUENTES).

H

HETERÓGRAFO
Documento que procede intelectualmente pero no materialmente del autor.
(V. tb. AUTÓGRAFO).
HOLÓGRAFO
(V. AUTÓGRAFO).

I

IDENTIFICACIÓN
Fase del tratamiento archivístico CURSIVALINK que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
(V. CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, ORGANIZACIÓN).
INCORPORACIÓN DOCUMENTOS
Acción de añadir unidades documentales, expedientes CURSIVALINK, o series, al conjunto al que pertenecen originariamente, cualquiera que sea la causa que haya motivado su separación.Salto de línea Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalación a la que pertenecen, es necesario formar una nueva que quedará perfectamente relacionada con aquella mediante las oportunas tablas de concordancias y relaciones cruzadas.
(V. tb. AGREGACIÓN DE DOCUMENTOS, DESGLOSE).
ÍNDICE
Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos CURSIVALINK como en los instrumentos de referencia y descripción CURSIVALINK.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
INGRESO (DE FONDOS)
Entrada de documentos CURSIVALINK en un archivo para su custodia, control y conservación CURSIVALINK, por la vía regular de transferencia CURSIVALINK o la extraordinaria de adquisición, por compra, por pago de impuestos, donación, depósito, etc.
(V. RELACIÓN DE ENTREGA).
INSTALACIÓN
(1) Ubicación de las unidades de conservación CURSIVALINK en el depósito previa organización CURSIVALINK del espacio.
(V. ACONDICIONAMIENTO).
(2) Conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación CURSIVALINK de los documentos CURSIVALINK.
(V. ACONDICIONAMIENTO, ORDENACIÓN FÍSICA).
INSTRUMENTO DE CONSULTA
Documento sobre cualquier soporte CURSIVALINK, publicado o no. que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificación y valoración CURSIVALINK de una serie, con el fin de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. En función de la fase de tratamiento archivístico CURSIVALINK de los documentos CURSIVALINK de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de control (fases de identificación y valoración CURSIVALINK) e instrumentos de referencia (fases de descripción CURSIVALINK y difusión).
(V. CONTROL DE FONDOS, INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN, INSTRUMENTO DE REFERENCIA).
INSTRUMENTO DE CONTROL
Es aquél que se elabora en las fases de identificación y valoración CURSIVALINK. Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos, registro gráfico de depósitos; y en la fase de valoración CURSIVALINK: relaciones, calendarios de conservación CURSIVALINK, registros generales de entrada v salida CURSIVALINK, relaciones de eliminación CURSIVALINK, informes/propuestas de eliminación CURSIVALINK, relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc.
(V. tb. CONTROL DE FONDOS, INSTRUMENTO DE CONSULTA).
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN
Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripción CURSIVALINK, proporciona información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son: las guías, inventarios, catálogos e índices.
(V. INSTRUMENTO DE CONSULTA).
INSTRUMENTO DE DIFUSIÓN
Instrumento de referencia que, dentro de la fase de difusión, relaciona fondos documentales CURSIVALINK de archivos CURSIVALINK, como los catálogos de exposiciones, los directorios de archivos CURSIVALINK, los censos de archivos CURSIVALINK, etc.
INSTRUMENTO DE REFERENCIA
Instrumento de consulta CURSIVALINK que se elabora en las fases de descripción CURSIVALINK y difusión. Son instrumentos de referencia: los instrumentos de descripción CURSIVALINK y los instrumentos de difusión.
INVENTARIO
Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización CURSIVALINK y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación CURSIVALINK. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor CURSIVALINK de los documentos CURSIVALINK y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.
(V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA, INSTRUMENTO DE CONTROL).
INVENTARIO GENERAL TOPOGRÁFICO
(V. REGISTRO TOPOGRÁFICO).

L

LEGADO
(V. DONACIÓN).
LEGAJO
Unidad de instalación que contiene documentos CURSIVALINK atados con balduque, a veces protegida por dos tapas de cartón.
LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Acción de dar al documento la forma legal para que pueda surtir todos sus efectos administrativos, jurídicos, etc.
(V. tb. AUTENTICACIÓN).
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA
Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas que regulan la conservación CURSIVALINK, tratamiento archivístico CURSIVALINK y protección jurídica de los documentos CURSIVALINK.
(V. SISTEMA ARCHIVÍSTICO).

M

MANUAL DE NORMAS
Instrumento resultante de las fases de identificación y valoración CURSIVALINK que reúne toda la información relativa a los aspectos orgánicos y funcionales de la/s serie/s documental/es así como las instrucciones relativas a periodos de transferencia CURSIVALINK, acceso y eliminación CURSIVALINK y/o conservación CURSIVALINK permanente.
(V. tb. INSTRUMENTOS DE CONTROL).
MANUSCRITO
Texto escrito a mano o, por extensión, dactilografiado.
MlCROFILMACIÓN
(V. MICROGRAFIA).
MICROFILME
(V. MICROFORMA).
MICROFORMA
Término genérico que designa todo tipo de soporte CURSIVALINK fotográfico (microfilme, microficha, etc.) utilizado para reproducir microimágenes, y que designa también cada uno de los ejemplares realizados.
MICROGRAFÍA
Conjunto de procedimientos asociados a la reproducción de documentos CURSIVALINK que tienen como resultado una microforma.
MINUTA
(1) Durante la Baja Edad Media y el Antiguo Régimen, la minuta es la redacción previa al documento definitivo que consigna el texto completo del acto administrativo, jurídico, etc.. abreviando, en cambio, u omitiendo, las fórmulas jurídicas y de estilo que figurarán necesariamente en el documento original.
(V. COPIA).
(2) Con la generalización del uso de la máquina de escribir, la minuta se convierte en un documento idéntico, copiado simultáneamente al original y sin ningún signo de validación, algunas veces lleva una media rúbrica y un sello que indica que es tal minuta.
(V. COPIA).
(3) En las últimas décadas, se llama minuta al ejemplar del documento original, idéntico a éste, dotado, por tanto, de los mismos signos de validación y que queda en el archivo del sujeto productor.
(V. ORIGINAL MÚLTIPLE).
MUESTREO
Técnica de selección, según criterios sistemáticos (numéricos, alfabéticos, topográficos) o cualitativos, de una cierta proporción de documentos CURSIVALINK en representación de un conjunto.

N

NIVEL DE DESCRIPCIÓN
El lugar que ocupa la unidad de descripción CURSIVALINK en la jerarquía del fondo CURSIVALINK.

O

ORDENACIÓN
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización CURSIVALINK, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico CURSIVALINK denominada identificación.
ORDENACIÓN FÍSICA
Dentro del acondicionamiento, operación que refleja en las unidades documentales y de instalación la secuencia establecida por la ordenación intelectual.
ORGANISMO PRODUCTOR
Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias CURSIVALINK genera un fondo CURSIVALINK o un conjunto de fondos.
ORGANIZACIÓN
Proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo CURSIVALINK.
ORIGINAL
Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad diplomática o administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse también documentos CURSIVALINK originales los autógrafos, heterógrafos y los originales múltiples.
ORIGINAL MÚLTIPLE
Documento del que en origen se emiten tantos originales cuantos sean necesarios para la tramitación del asunto, teniendo todos ellos el mismo valor.
(V. MINUTA (3)).

P

PALEOGRAFÍA
Disciplina cuyo objeto es el estudio y la interpretación de las escrituras antiguas.
PATRIMONIO DOCUMENTAL
Totalidad de documentos CURSIVALINK de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios. También los documentos CURSIVALINK con una antigüedad superior a los cuarenta años, generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. Por último, integran el Patrimonio Documental CURSIVALINK los documentos CURSIVALINK con una antigüedad superior a los cien años, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
PIEZA
(V. DOCUMENTO, UNIDAD DOCUMENTAL).
PLANERO
Mueble destinado a la conservación CURSIVALINK horizontal o vertical de planos, mapas, grabados, carteles o de otros documentos CURSIVALINK de gran formato.
(V. tb. ARCHIVADOR).
PLANO
Documento cartográfico que representa mediante diferentes técnicas cualquier superficie, volumen o perspectiva.
PLAZO PREVENTIVO DE CONSERVACIÓN
Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa.
(V. tb. VALORACIÓN, ELIMINACIÓN).
PLAZO DE RESERVA
Período de tiempo durante el cual, según la normativa vigente, una documentación no puede ser consultada públicamente.
(V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, CONSULTA, RESTRICCIÓN DE CONSULTA).
PLAZO DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA
Período, reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.
(V. VALORACIÓN).
PRESCRIPCIÓN
Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos CURSIVALINK administrativos.
(V. VALOR PRIMARIO).
PRESERVACIÓN
(V. PREVENCIÓN).
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Acción que implica la salida CURSIVALINK temporal de documentos CURSIVALINK de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural. La devolución suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolución.
(V. ACTA DE DEVOLUCIÓN).
PREVENCIÓN
Conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a asegurar la perdurabilidad de los documentos CURSIVALINK.
(V. tb. CONSERVACIÓN).
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos CURSIVALINK producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo CURSIVALINK debe responder a la organización CURSIVALINK y competencias CURSIVALINK de la institución u organismo productor CURSIVALINK. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización CURSIVALINK dada al fondo por la institución u organismo productor CURSIVALINK, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.
PRINCIPIO DE RESPETO A LA ESTRUCTURA
(V. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA).
PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL
(V. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA).
PROCEDENCIA
La organización o persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizado los documentos CURSIVALINK en el desempeño de su actividad como persona física o jurídica.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa para la realización de un fin.
PRODUCTOR
(V. PROCEDENCIA).

R

RED DE ARCHIVOS
(V. SISTEMA ARCHIVÍSTICO).
REFERENCIA
Función archivística cuya finalidad es informar a los usuarios sobre la naturaleza de los documentos CURSIVALINK conservados en cada archivo sobre el o los temas elegidos, las condiciones de accesibilidad, los instrumentos de consulta que permitan identificarlos y los medios de obtener reproducciones.
(V. tb. DIFUSIÓN).
REGISTRO
(1) Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida CURSIVALINK, entrada y circulación de los documentos CURSIVALINK. Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros documentos CURSIVALINK a los que jurídicamente el registro puede sustituir.
(V. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO GRÁFICO DE DEPÓSITOS).
(2) Oficina en la que se realiza generalmente la acción de registrar y es designada con el mismo nombre.
REGISTRO DE DEPÓSITOS
(V. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO TOPOGRÁFICO).
REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS
Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos CURSIVALINK que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo.
(V. REGISTRO, REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS).
REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS
Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos CURSIVALINK que sirve de prueba legal de su salida CURSIVALINK de un archivo. Existe un registro de salidas temporales para préstamos y exposiciones.
(V. REGISTRO, REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS).
REGISTRO GRÁFICO DE DEPÓSITOS
Instrumento de control que indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización actual o futura del espacio disponible. La información contenida en este instrumento deberá ponerse en relación siempre con la del registro topográfico.
REGISTRO TOPOGRÁFICO
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación CURSIVALINK de un depósito de archivo.
(V. REGISTRO GRÁFICO DE DEPÓSITOS).
RELACIÓN DE ELIMINACIÓN
Lista de documentos CURSIVALINK propuestos para su eliminación CURSIVALINK previa autorización.
(V. SELECCIÓN, VALORACIÓN).
RELACIÓN DE ENTREGA
Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios.
(V. INGRESO DE FONDOS, TRANSFERENCIA).
RELACIÓN DE TRANSFERENCIA
(V. RELACIÓN DE ENTREGA).
REPERTORIO DE SERIES
Instrumento de control que puede servir como instrumento de referencia, y permite conocer la distribución en el depósito de cada una de las fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida CURSIVALINK, etc.
(V. FRACCIÓN DE SERIE, INSTRUMENTO DE CONTROL).
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimientos de copia CURSIVALINK o microcopia realizados mediante cualquier tecnología y en distintos soportes.
REPROGRAFÍA
(V. REPRODUCCION DE DOCUMENTOS).
RESERVA
(V. RESTRICCIÓN DE CONSULTA).
RESTAURACIÓN
Conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones básicas como el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulización, alisado, etc., hasta aquéllas más complejas que exigen la utilización de equipamiento específico (reintegración, laminación, fumigación, etc.).
(V. tb. CONSERVACIÓN).
RESTRICCIÓN DE CONSULTA
Limitación temporal del derecho de acceso a los documentos CURSIVALINK establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos cuya difusión puede afectar a la intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos, la propiedad intelectual, etc.
(V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA).
RESUMEN
(V. EXTRACTO (1)).

S

SALIDA DE FONDOS
Procedimiento mediante el cual las series que son objeto de transferencia CURSIVALINK o eliminación CURSIVALINK causan baja definitiva en el archivo que hasta ese momento tenía la responsabilidad de su custodia, control y conservación CURSIVALINK.
(V. REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS).
SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS
(V. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS).
SECCIÓN DE ARCHIVO
Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo CURSIVALINK, a un fondo o a un conjunto de fondos CURSIVALINK.
SECCIÓN DE FONDO
La subdivisión orgánico/funcional del fondo CURSIVALINK que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor CURSIVALINK posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña.
SECCIÓN FACTICIA
(V. COLECCIÓN DOCUMENTAL (2)).
SELECCIÓN
Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración CURSIVALINK.
(V. ELIMINACIÓN, PRESCRIPCIÓN, VALOR ARCHIVÍSTICO, VALOR HISTÓRICO, VALOR INFORMATIVO, VALOR JURÍDICO, VALOR LEGAL, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).
SELLAR
Aposición de sello(s).
SELLO
En el sentido general del término, es una impronta obtenida sobre un soporte CURSIVALINK mediante la aposición de una matriz que presenta los signos propios de una autoridad o de una persona física o moral con el fin de testimoniar la voluntad de intervención del que sella. Suele designar a la impronta impresa sobre cera u otra materia blanda, por oposición a la bula impresa sobre una materia metálica.Salto de línea Por extensión, la palabra puede designar también la matriz de donde se saca esta impronta.
SERIE
Conjunto de documentos CURSIVALINK generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.
(V. tb. FONDO, FRACCIÓN DE SERIE).
SERIE ABIERTA
Aquella que es generada por un sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas.
SERIE CERRADA
Aquella que ha dejado de producirse por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento.
SERIE FACTICIA
(V. COLECCIÓN DOCUMENTAL (2)).
SERIES COMPLEMENTARIAS
Son aquéllas que, respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria.
SERIES PARALELAS
Son aquéllas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal, etc.) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración CURSIVALINK, serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa.
(V. tb. SERIES COMPLEMENTARIAS).
SIGILOGRAFíA
Disciplina histórica que tiene por objeto el estudio de los sellos en todos sus aspectos. Describe matrices c improntas y hace su estudio crítico, desde el punto de vista histórico, cronológico, artístico, técnico y de valor probatorio: tipos, leyendas, modos de aposición y naturaleza diplomática y jurídica, así como sus métodos de conservación CURSIVALINK.
SIGLA
Abreviatura por suspensión que consiste en representar una palabra o grupo de palabras por sus iniciales.
SIGNATURA TOPOGRÁFICA
Numeración correlativa por la que se localizan todas las unidades de instalación CURSIVALINK de un depósito.
SISTEMA ARCHIVÍSTICO
Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación CURSIVALINK, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental CURSIVALINK. Componen el sistema archivístico los archivos CURSIVALINK, los servicios archivísticos, la Administración de archivos CURSIVALINK, la legislación archivística y el personal.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
(V. CLASIFICACIÓN, CUADRO DE CLASIFICACIÓN, IDENTIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN).
SOPORTE
Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc.)
(V. DOCUMENTO).
SUJETO PRODUCTOR
Cada una de las unidades que conforman la estructura de un organismo de la Administración, y cada una de las personas físicas o jurídicas que en el desarrollo de sus actividades generan series documentales.

T

TABLA DE CONCORDANCIAS
Instrumento que presenta en columnas las equivalencias entre las signaturas antiguas y nuevas. También se aplica este término para relacionar los componentes de una misma unidad de instalación que se conservan separadamente por razones de espacio.
(V. tb. AGREGACIÓN DE DOCUMENTOS, INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS).
TABLA DE EQUIVALENCIAS
(V. TABLA DE CONCORDANCIAS).
TASACIÓN
Dentro de un procedimiento de adquisición, donación, salida CURSIVALINK temporal (exposiciones, etc.), es la acción de asignar a un documento o conjunto de documentos CURSIVALINK el valor económico que les corresponde.
TÉCNICO DE ARCHIVOS
(V. AYUDANTE DE ARCHIVOS).
TEJUELO
Etiqueta adherida a la unidad de instalación donde se indica su signatura y cualquier otro dato que facilite su acondicionamiento y localización.
TESAURO
Vocabulario controlado de términos organizados mediante relaciones y dependencias jerárquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es facilitar el almacenamiento y la recuperación de la información.
TESTIGO
Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida CURSIVALINK.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia CURSIVALINK concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte CURSIVALINK son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal).
(V. EXPEDIENTE, FONDO, SERIE).
TRAMITACIÓN
Paso de un asunto oficial por los trámites sucesivos que requiere su resolución.
TRAMITE
Forma de actuación concreta del procedimiento administrativo.
(V. tb. TRAMITACIÓN).
TRANSFERENCIA
Procedimiento habitual de ingreso de fondos CURSIVALINK en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración CURSIVALINK para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos CURSIVALINK.
(V. ACTA DE ENTREGA, CUSTODIA, REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, RELACIÓN DE ENTREGA).
TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos CURSIVALINK a lo largo del ciclo vital de los documentos CURSIVALINK.
(V. DESCRIPCIÓN, IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN).
TRATAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS
Operaciones informáticas ejecutadas con equipos mecánicos o electrónicos que permiten la rápida utilización de grandes cantidades de información para agilizar la gestión y tratamiento de los archivos CURSIVALINK.
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción, tramitación, utilización e información contenida en los documentos CURSIVALINK, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminación CURSIVALINK y/o conservación CURSIVALINK permanente, y accesibilidad de las series documentales.
TRÍA
(V. SELECCIÓN).

U

UNIDAD DE CONSERVACIÓN
(V. CAJA, CARPETA, LEGAJO, UNIDAD DE INSTALACIÓN).
UNIDAD DE DESCRIPCIÓN
(V. UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO).
UNIDAD DOCUMENTAL
Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.
UNIDAD FÍSICA
(V. UNIDAD DE INSTALACIÓN).
UNIDAD DE INSTALACIÓN
Agrupación de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unívoca.
UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
Elemento de un fondo CURSIVALINK documental cuyas características le identifican como objeto sobre el cual se deben aplicar las tareas correspondientes a cada una de las fases de la metodología archivística. Siempre que esta metodología se aplique dentro de la dimensión orgánico-funcional, este elemento básico es la serie: en el caso contrario, podrá identificarse con la unidad documental.

V

VALIDACIÓN
Acción de dotar un documento original de la forma y signos necesarios para que pueda surtir todos sus efectos administrativos y/o jurídicos.
VALOR ADMINISTRATIVO
Aquél que posee un documento para la Administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
(V. VALOR PRIMARIO).
VALOR ARCHIVÍSTICO
Conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservación CURSIVALINK permanente de los documentos CURSIVALINK.
(V. VALOR HISTÓRICO, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).
VALOR CONTABLE
Aquél que tienen los documentos CURSIVALINK que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.
(V. tb. VALOR FISCAL).
VALOR FISCAL
Aquél que tienen los documentos CURSIVALINK que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.
(V. tb. VALOR PRIMARIO).
VALOR HISTÓRICO
Aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia.
(V. CONSERVACIÓN PERMANENTE, VALOR SECUNDARIO).
VALOR INFORMATIVO
Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva.
(V. VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).
VALOR INTRÍNSECO
Valor propio de un documento que depende de factores como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de signatura/s, sello/s, etc.
VALOR JURÍDICO
Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.
(V. VALOR PRIMARIO).
VALOR LEGAL
Aquél que pueden tener todos los documentos CURSIVALINK que sirvan de testimonio ante la ley.
(V. VALOR PRIMARIO).
VALOR PERMANENTE
(V. VALOR HISTÓRICO, VALOR JURÍDICO, VALOR ARCHIVÍSTICO).
VALOR PRIMARIO
Aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídico-administrativo. etc.
(V. VALOR ADMINISTRATIVO, VALOR CONTABLE, VALOR FISCAL, VALOR JURÍDICO, VALOR LEGAL).
VALOR PROBATORIO
(V. VALOR JURÍDICO).
VALOR SECUNDARIO
Aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.
(V. VALOR ARCHIVÍSTICO, VALOR HISTÓRICO, VALOR INFORMATIVO).
VALORACIÓN
Fase del tratamiento archivístico CURSIVALINK que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia CURSIVALINK, acceso, y conservación CURSIVALINK o eliminación CURSIVALINK total o parcial.
(V. ELIMINACIÓN, SELECCIÓN, VALOR ADMINISTRATIVO, VALOR ARCHIVÍSTICO, VALOR FISCAL, VALOR HISTÓRICO, VALOR INFORMATIVO, VALOR JURÍDICO, VALOR LEGAL, VALOR PERMANENTE, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).
VALORACIÓN ECONÓMICA
(V. TASACIÓN).
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